Cara Membuat Budget untuk Project Klien

Bismillahirrahmanirrahim.

Seperti yang saya sampaikan pada artikel sebelumnya, bahwa saat ini saya bekerja sebagai freelance web developer. Artinya bekerja dari satu project ke project lainnya, baik dari klien yang sama maupun klien yang baru.

Beberapa teman menanyakan kepada saya, bagaimana cara menentukan budget sebuah project untuk dijadikan penawaran kepada klien. Jawabannya, tiap freelancer atau agensi berbeda-beda cara menentukan budget projectnya.

Pertimbangan Penentuan Budget

Menentukan budget/anggaran/nilai project memang memerlukan banyak pertimbangan agar nilainya menjadi cocok untuk kita (freelancer) dan cocok untuk klien. Berikut beberapa pertimbangan yang saya rangkum. Mempertimbangkan dari:

1. Perkiraan lama pengerjaan project.
2. Jumlah/banyaknya fitur yang dikerjakan.
3. Seberapa rumit fitur yang dikerjakan.
4. Seberapa banyak user yang akan menggunakannya.
5. Seberapa rumit tampilan user-interface sistem.
6. Seberapa besar nama perusahaan klien.
7. Seberapa besar usaha/omzet klien.
8. Bahkan ada yang menentukan dari seberapa besar penghematan klien jika sistem yang kita buat sudah berjalan. Misal setelah adanya sistem yang kita buat nanti:
   • Klien akan menghemat budget pulsa dan rekening telepon.
   • Klien akan hemat kertas.
   • Klien akan hemat budget pembelian dan maintenance infrastruktur.

Nah, kira-kira 8 point di atas itu yang bisa dijadikan acuan untuk menghitung nilai project. Ini berdasarkan pengalaman saya selama freelance, dan cerita teman-teman yang pernah saya temui.

Kalau saya pribadi bagaimana? Apakah 8 point itu dipertimbangkan semua? Hmm…

Pertimbangan yang Saya Terapkan

Kalau yang saya terapkan selama ini (dan saya pikir cukup efektif), adalah mempertimbangkan point 1 s/d 3.

1. Pertimbangan lama pengerjaan
   Misal dihitung perkiraan berapa minggu atau berapa bulan proses pengerjaanya. Kalau saya biasanya dihitung per minggu (berapa minggu target saya menyelesaikannya).
2. Pertimbangan Jumlah Fitur
   Semakin banyak fitur, otomatis kan waktu dan pikiran kita juga semakin banyak terfokus disitu. Semakin banyak yang dikerjakan, semakin panjang waktu yang diperlukan, harusnya semakin banyak kita dapat bayaran. Jadi waktu dan pikiran kita itu yang nanti akan dibayar oleh klien.
3. Pertimbangan Kerumitan Fitur
   Diantara sekian banyak fitur yang diminta oleh klien, pasti ada beberapa fitur yang pengerjaannya rumit, karena akan ada banyak rule/peraturan perusahaan yang diterapkan pada fitur-fitur itu. Biasanya ini fitur utama sistem. Fitur-fitur inilah yang akan menjadi solusi dari kesulitan klien saat ini (sesuai konsep yang sudah kita buat sebelumnya).

Pertimbangan Opsional

Pertimbangan nomor 4 s/d 8 adalah pertimbangan opsional bagi saya, bisa digunakan bisa juga tidak.

Pertimbangan point ke 4, yaitu potensi jumlah pengguna sistem/web, ini bisa menjadi pertimbangan jika sistem digunakan oleh user umum. Sistem yang digunakan untuk internal perusaahaan tentu berbeda penanganannya dengan sistem/web yang akan digunakan untuk khayalak ramai.

Berhubungan dengan point pertimbangan ke 4, biasanya disusul dengan pertimbangan ke 5, yaitu tampilan user interface. Jika sistem/web akan digunakan oleh khalayak ramai, tentu tampilan depan (front-end) tentunya klien ingin tampilan yang cantik dan menarik, karena tampilan depan itu akan menjadi citra dari perusahaan. Semakin bagus kan jadinya semakin keren, semakin rumit juga developer membuatnya.

Cara Menentukan Budget

Atas pertimbangan-pertimbangan di atas, saya menyusun beberapa tahap dalam menghitung budget project.

1. Membuat Daftar Fitur

Dari konsep yang sudah kita tulis, seharusnya kita sudah bisa perkirakan, apa saja fitur yang akan dikerjakan untuk sistem ini. Kita buat daftar fitur yang akan dikerjakan. Untuk memulai, bisa list fitur utama dulu.

Membuat Daftar Fitur Utama

Misal kita ambil contoh Konsep Sistem Sewa Barang pada artikel sebelumnya, pada sistem web tersebut harus ada:

Bagian depan (untuk pelanggan):

1. Katalog produk
2. Proses pemesanan
3. Proses Checkout

Bagian belakang (untuk admin/karyawan):

1. Pengelolaan order
2. Laporan

Menambah Daftar Fitur Pelengkap

Setelah fitur utama kita dapatkan, sekarang kita daftarkan fitur-fitur pelengkapnya.

Bagian depan (untuk pelanggan)

1. Registrasi member
2. Detail dan foto produk
3. Konfimasi pembayaran
4. Email transaksi untuk member
5. Halaman profil member
6. Header dan footer website

Bagian belakang (untuk admin/karyawan):

1. Pengelolaan produk
2. Pengelolaan member
3. Pengelolaan data pembayaran
4. Pengaturan sistem
5. Pengelolaan backup dan restore database

Sampai di sini, kita bisa melengkapi list fitur di atas dengan sub-sub fiturnya, sesuai kebutuhan. Nanti di paling bawah, saya share contoh list fitur lengkap dengan deskripsi masing-masing.

2. Memperkirakan Lama Pengerjaan

Nah setelah kita menentukan fitur-fitur yang akan dibuat, saatnya kita perkiraan waktu pengerjaannya. Dari sekian banyak fitur yang akan dibuat tadi:

Q: Apakah cukup waktu mengerjakan 1 bulan?
A: Tidak!
Q: Apakah cukup waktu mengerjakan 1,5 bulan?
A: Cukup, tapi mepet.
Q: Apakah cukup 2 bulan?
A: Cukup!

Oke sekarang kita mau dibayar berapa untuk mengerjakan itu selama 2 bulan?

Q: Dibayar Rp. 3 juta cukup?
A: Tidak!
Q: Dibayar Rp. 6 juta cukup?
A: Tidak!
Q: Dibayar Rp. 10 juta cukup?
A: Ya, cukup! (kalau belum cukup, bisa diteruskan lagi.)

Oke, kita perkirakan waktu pengerjaan 1,5 - 2 bulan, dengan budget Rp. 10 juta. Ini hanya permisalan, ya. Kita bisa mengira-ngira sendiri, nilai jasa kita kira-kira cocoknya berapa.

3. Menentukan Harga Setiap Fitur

Lanjut, sekarang kita tentukan harga per fitur dengan patokan total Rp. 10 juta yang kita tentukan tadi. Kita bisa membuatnya dengan format tabel seperti ini.

Bagian depan (untuk pelanggan) :

Bagian belakang (untuk admin/karyawan) :

Di sini kita menentukan harga per fitur ini, sesuai dengan tingkat kerumitan fitur yang bersangkutan. Misal dari rincian item pekerjaan di atas, kita bisa mengira pengerjaan fitur pengelolaan data order akan lebih rumit daripada pengelolaan data member. Berarti harga item pekerjaan pengelolaan order akan lebih tinggi dari pada harga item pekerjaan pengelolaan member.

Begitu.

4. Total Harga Fitur = Budget

Baik sampai di situ kita tinggal jumlahkan total harga di atas, sehingga mendapatkan atau mendekati nilai budget kita yang Rp. 10 juta tadi.

Baik, setelah penjelasan di atas, semoga teman-teman pembaca bisa memahami alur proses menghitung budget sebuah project. Setidaknya itu yang saya terapkan saat ini.

Informasi Ketentuan Kerjasama

Ini opsional, tetapi bagi saya ini penting sekali.

Setelah menulis rincian di atas, pada pengajuan budget (proposal) itu kita bisa informasikan ketentuan-ketentuan untuk menggunakan layanan kita, atau ketentuan-ketentuan untuk bekerjasama dengan kita. Misalnya:

1. Informasi bahwa biaya pada pengajuan ini disesuaikan dengan tingkat kesulitan pengerjaan fitur sistem.
2. Informasi bahwa jika ada perubahan kebijakan perusahaan yang berpengaruh ke fitur yang dikerjakan, maka biaya akan dikalkukasikan lagi menyesuaikan dengan kebijakan baru (biasanya ini terkait fitur baru yang belum didiskusikan di awal).
3. Rencana pengerjaan mulai kapan, dan target selesai berapa lama.
4. Cara/tahapan pembayaran.
5. Masa Garansi untuk bugfix dan maintenance.
6. Dan seterusnya sesuai kebutuhan …

Contoh Proposal Pengajuan Budget

Sekarang saya share satu contoh proposal pengajuan budget project untuk klien.

Download PDF : Contoh Pengajuan Budget Project.pdf.
Ini format ODT : Contoh Pengajuan Budget Project.odt.

Kesimpulan

Kalau kita lihat contoh pengajuan budget project di atas, apa manfaat yang kita dapatkan? Kalau dari pengalaman saya, dengan pengajuan yang rinci di atas:

1. Cara kita mempersiapkan project seperti ini akan menjadi point besar untuk pertimbangan klien. Di sini klien akan melihat keseriusan kita terhadap projectnya.
2. List item pekerjaan ini menjadi semacam perjanjian kerja, bahwa item-item pekerjaan itulah yang menjadi patokan kita dalam mengerjakan project.
3. Kita sebagai developer akan tahu tanggung jawab kita sampai dimana.
4. Klien akan tahu sampai di mana kewajiban developer yang menjadi haknya (fitur-fitur yang akan didapatkan).
5. Nilai project yang kita ajukan lengkap dengan rincian item pekerjaan akan mendapat penilaian yang berbeda (dari klien) dibandingkan nilai project yang diajukan tanpa rincian yang jelas.
6. Jika terjadi kesepakatan, maka item-item pekerjaan di atas akam menjadi pegangan masing-masing pihak untuk bahan evaluasi di akhir project.

Nah seperti itu teman-teman cara saya mempersiapkan sebuah project yang akan dikerjakan untuk klien. Lumayan panjang dan melelahkan kah? Di awal-awal mungkin iya, tapi kalau sudah terbiasa, sudah tidak melelahkan lagi.

Secara tidak langsung kita belajar menjadi system analyst, dan akan semakin terasah jika sering dikerjakan. Insyaallah usaha tidak akan mengkhianati hasil. Usaha maksimal hasilnya juga akan maksimal.

Semoga bermanfaat bagi teman-teman semua. Terima kasih atas waktunya.