Contoh Penulisan Konsep Project untuk Klien

Bismillahirrahmanirrahim.

Pada beberapa artikel sebelumnya, kita membahas tentang mempersiapkan calon project untuk develop sistem calon klien. Di situ saya cerita tentang konsep tertulis, terkait proses bisnis sesuai cerita dari klien. Pada artikel ini, saya share contoh konsep sebuah sistem web pemesanan dan pengelolaan sewa produk elektronik yang pernah saya buat.

Silakan download PDF : Contoh Rangkuman Diskusi (Interview Project).pdf.

Kerangka Konsep

Baik, sedikit kita bahas point-point utama dari konsep tersebut:

1. Tujuan Sistem

Di bagian awal ini biasanya saya menulis alasan-lasan kenapa sistem ini dibuat, apa manfaatnya untuk perusahaan klien (sbg sistem owner), manfaat untuk user (misal utk karyawan). Bagian ini ditulis untuk memastikan kita sudah satu visi dengan klien perihal tujuan dan manfaat sistem nantinya.

2. Kamus Istilah

Namanya kita feeelancer kan orang luar, dan istilah-istilah dan singkatan-singkatan tertentu dalam perusahaan ada yang tidak umum. Kadang ada istilah dari klien yang belum kita pahami, ada juga istilah-istilah dari kita yang belum dipahami oleh klien. Kamus istilah ini untuk minimalisir kesalahpahaman saat komunikasi dengan klien saat project berjalan.

Kenapa kamus istilah diletakkan di bagian awal konsep? Karena istilah-istilah tersebut akan kita gunakan pada konten dokumen konsep ini. Jika ada istilah yang salah, kemungkinan besar konsep akan salah.

3. Jenis Pengguna (Tipe User)

Bagian ini kita menuliskan daftar tipe-tipe pengguna yang akan berinteraksi dengan sistem. Ini penting sekali, jika tidak dibahas atau diketahui sejak awal, akan lumayan merepotkan kita sebagai developer. Karena modifikasi untuk penambahan jenis user baru biasanya tidak mudah, apalagi jika sistem lumayan kompleks, bisa memakan waktu yang panjang.

Saran saya, urusan jenis pengguna atau tipe user ini harus fixed dulu di awal.

4. Kondisi Saat Ini (optional)

Di contoh konsep itu tidak ada, tapi jika perlu, bagian ini bisa ditambahkan.

Di sini kita tulis seperti apa kondisi klien saat ini (sesuai dengan cerita dari klien). Bagian ini bisa berisi, misal:

1. Alat bantu/software apa yang digunakan klien saat ini.
2. Bagaimana proses bisnis atau alur kerja klien saat ini, terutama bagian yang akan dikomputerisasi menjadi sistem. (Misal proses dari A ke C, C ke F, F ke J dan seterusnya).
3. Kesulitan apa saja yang didapatkan dari kondisi itu, sehingga klien memutuskan untuk membuat sistem baru.

Ini tujuannya sama, agar kita satu visi dengan klien pada project ini, klien akan melihat bahwa kita mengerti kesulitannya, dan kita akan membantu memberi solusi atas kesulitan itu.

Ada contoh kasus yang baru saja saya temui, klien menggunakan file dan rumus-rumus excel untuk membantu mengelola pekerjaan di perusahaannya. Tetapi karena karyawan silih berganti, kebutuhan semakin kompleks, dan file excel tidak menjamin keakuratan data yang banyak. Beliau memutuskan untuk membuat sistem baru berbasis web.

Ini perlu kita catat juga sebagai referensi. Agar memastikan sistem yang kita buat nanti tidak akan mengulang kesalahan yang sama seperti kasus di atas.

5. Konsep Sistem atau Bisnis Proses Sistem

Di bagian ini kita membahas apa saja fitur atau proses bisnis yang diharapkan oleh klien, sebagai solusi dari kesulitan kondisi saat ini. Bagian ini bisa berupa:

1. Langkah kerja proses A ke C (dengan aturan-aturanya, harus ini, tidak boleh begini)
2. Langkah kerja C ke F (dengan aturan-aturannya juga)
3. Langkah kerja F ke J (dengan aturan-aturannya juga)
4. Jenis-jenis status yang disepakati (misal contoh file konsep di atas, ada status-status order, status barang sewa, dan status-status user)
5. Jika ada pertanyaan (misal ada hal yang belum dihahas waktu bertemu), bisa langsung kita tuliskan di setiap item yang kita jabarkan.

Biasanya di bagian ini saya menulis paling panjang. Sama seperti yang bagian sebelumnya, bagian ini memastikan bisnis proses yang diceritakan oleh klien pada saat interview sudah kita pahami dengan baik. Kalau ternyata ada pemahaman yang keliru, tinggal diperbaiki agar cocok dengan harapan klien.

6. Rencana Implementasi Sistem

Di contoh konsep itu tidak ada, tapi jika perlu, bagian ini bisa ditambahkan.

Jika kita mengembangkan sistem berbasis web, kita perlu menuliskan bahwa sistem yang dibuat akan berbentuk web (bukan aplikasi desktop). Tujuannya agar dapat diakses dengan PC/laptop, handphone, dan atau tablet melalui internet, sistem akan ditempatkan di server online.

Kadang ada klien yang belum bisa membedakan antara aplikasi web dengan desktop.

Kesimpulan

Nah, dengan adanya konsep tertulis seperti ini, bisa dibayangkan nanti pada saat kita mengerjakan projectnya, kita sebagai developer akan lebih terarah dalam bekerja.

Di sisi klien juga akan sangat terbantu karena isi pikirannya telah tertuang dalam bentuk tertulis. Ketika ada ide baru yang belum ada pada konsep tersebut, klien tahu bahwa ide itu belum didiskusikan dengan developer.

Bagi yang ingin mendapatkan sumber asli konsep itu, silakan download format ODT-nya. File dapat dibuka dengan software LibreOffice Writer.

Download ODT : Contoh Rangkuman Diskusi (Interview Project).odt.

Baik teman-teman, seperti itu kira-kira cara saya membuat konsep untuk mempersiapkan project klien. Semoga dapat menjadi referensi dan manfaat untuk teman-teman yang membutuhkan.

Mohon diingat bahwa ini adalah preferensi saya pribadi, bukan best practice dari sebuah siklus project software development. Ide ini saya dapatkan sesuai dengan pengalaman saya freelance sekitar hampir 5 tahun (sampai artikel ini ditulis).

Setidaknya ini adalah usaha saya untuk minimalisir konflik dan berusaha untuk menjadi freelancer yang profesional di mata klien. (ciyee, profesional… :D)

Terima kasih atas waktunya.