Mempersiapkan Calon Project untuk Calon Klien Baru

Bismillahirrahmanirrahim.

Ketika ada orang yang menghubungi untuk diskusi tentang rencana atau konsepnya sebuah project pembuatan web, tentu ini hal yang menyenangkan. Karena ada potensi ini menjadi pekerjaan, artinya potensi rejeki baru. Maklum, karena sebagai freelancer, saya bekerja dari satu project ke project yang lain, seperti yang sempat dibahas di artikel sebelumnya.

Nah, bagaimana cara yang saya terapkan untuk memperbesar kemungkinan agar calon klien ini mempercayakan pekerjaan kepada saya? Di artikel ini kita akan bahas beberapa tahap yang biasa saya lakukan untuk mem-follow up seorang calon klien :

Tahap Kontak Awal
Tahap sebelum Bertemu Calon Klien
Tahap Pertemuan dengan Calon klien
Tahap Setelah Pertemuan dengan Calon Klien
Proses Pengajuan Anggaran Project

Sebagai catatan, hal-hal yang kita bahas di sini adalah untuk jenis pekerjaan freelance web developer. Untuk pekerjaan freelance jenis lainnya mungkin sedikit berbeda.

Baik kita bahas satu persatu.

1. Tahap Kontak Awal

Ini adalah pada saat kita dihubungi oleh calon klien, baik melalui telepon atau chat, di mana beliau menyampaikan secara umum tentang project yang beliau rencakankan. Biasanya tahap ini hanya berupa diskusi singkat 10-15 menit. Pada saat ini, yang saya biasa lakukan adalah :

Mencatat point pembiacaraan

Buat catatan, baik ditulis tangan, atau notepad di PC/Laptop, terkait point-point pembicaraan saat diskusi singkat ini. Catat yang menurut kita penting untuk diketahui lebih lanjut ketika bertemu dengan beliau.

Ajak bertemu untuk diskusi lebih detail

Yap, tentu saja tidak cukup berbicara di telepon atau chat. Buat janji dengan calon klien bertemu untuk pembicaraan lebih detail. Agar kita memahami lebih dalam tentang konsep dan rencana projectnya.

2. Tahap sebelum Bertemu Calon Klien

Setelah selesai diskusi singkat tadi, kita lakukan beberapa hal berikut sebagai bekal atau persiapan bertemu dengan calon klien.

Cari informasi seputar topik project

Misalnya ada klien dari perusahaan rental kendaraan minta buatkan software transaksi sewa dan pengelolaan kendaraan. Nah kita bisa “googling” dulu seputar software manajemen rental kendaraan. Tidak usah banyak-banyak, setidaknya kita tahu sedikit seputar topik itu, jadi tidak “blank” ketika diskusi dengan klien.

Atau jika klien sudah punya website profil perusahaan, bisa lihat-lihat sekilas di sana.

Kenapa mesti mencari informasi ini? Karena beberapa project yang datang, umumnya berupa hal baru yang belum pernah kita kerjakan sebelumnya. Akan menjadi nilai plus di mata calon klien, jika kita mengetahui seputar topik project yang akan dikerjakan (setidaknya pengetahuan secara umum saja).

Buat list pertanyaan seputar project

Setelah kita punya catatan kecil dari hasil diskusi awal dan sudah mencari informasi seputar topik project tersebut, pasti akan muncul pertanyaan-pertanyaan untuk menggali informasi lebih detail. Kita buat list pertanyaan tertulis juga, beberapa misalnya :

Apa tujuan dan manfaat software ini untuk perusahaan?
Apa kendala-kendala yang dihadapi saat ini (sehingga membutuhkan bantuan software)?
Alat bantu apa saja yang digunakan saat ini? (Boleh jadi ada software yang sudah digunakan, tetapi dinilai belum maksimal).
Bagaimana proses bisnis yang berjalan di perusahaan ini (dari awal hingga selesai)?
Siapa saja (tipe user) yang akan menggunakan software nanti?
Apa saja hak akses masing-masing jenis user?

Itu list pertanyaan yang biasanya saya siapkan sebelum bertemu calon klien. Dari 6 pertanyaan tersebut akan berkembang ke pertanyaan lain agar kita mendapat info lebih detail.

3. Tahap Pertemuan dengan Calon klien

Oke dari persiapan di atas, saatnya kita bertemu dengan klien.

DATANG ONTIME

Nah, maaf ini hurufnya saya kapital semua, DATANG ONTIME. Misal janjian bertemu hari Senin jam 10.00. Maka kita harus datang tepat waktu, selambatnya 5 menit sebelum waktu yang dijanjikan. Kenapa penting? Karena ini adalah kesan pertama antara kita dan klien. Ada 2 hal yang penting di sini :

Klien melihat keseriusan kita dalam hal waktu.
Kita juga melihat keseriusan klien dalam hal waktu.

Jika kita yang terlambat, klien bisa menilai mungkin nanti progress kerja kita juga akan terlambat. Sebaliknya, jika klien yang terlambat, kita bisa menilai mungkin nanti pembayaran juga bisa terlambat.

Walaupun ini tidak selalu dan bukan penilaian yang obyektif (namanya juga “mungkin”), tetapi ada kecenderungan itu akan terjadi. Itu sih pengalaman saya, hehe…

Saat Diskusi dengan Calon Klien

Ketika bertemu dan mulai diskusi, biasanya saya lakukan hal-hal berikut :

Catat hal-hal yang menurut klien penting (manfaat yang diharapkan dan kesulitan yang terjadi saat ini).
Pastikan daftar pertanyaan yang sudah dibuat tadi terjawab semuanya.
Minta contoh formulir yang saat ini digunakan.
Minta contoh laporan yang saat ini digunakan dan bagaimana laporan yang diharapkan pada software nantinya.

Tips Saat Diskusi

Sedikit tips untuk agar diskusi berjalan lancar :

Silent handphone (agar tidak mengganggu ada yang berbicara).
Bicara dengan sopan.
Hindari istilah-istilah teknis yang sulit dihapami klien (tidak perlu terlihat intelek).
Perhatikan dengan serius ketika klien berbicara/bercerita (usahakan tidak memotong pembicaraan).
Ukur kemampuan kita terhadap permintaan klien.
Jangan malu menyampaikan “saya belum bisa” jika memang skill/ilmu kita belum cukup. Klien lebih senang dengan kejujuran daripada kepintaran kita.
Jangan menjanjikan hal-hal yang tidak bisa kita penuhi (tentang item pekerjaan dan waktu).

Selesai Diskusi

Biasanya selesai diskusi, calon klien itu bertanya kisaran biaya dan waktu pengerjaan project. Saran saya :

Sampaikan bahwa anggaran/biaya dan waktu diajukan setelah analisis kebutuhan sistem.
Jangan sebutkan anggaran/biaya pada pertemuan pertama (apalagi deal, jangan). Karena kita di pertemuan awal ini, kita belum tahu persis apa saja yang mesti dikerjakan nanti. Mungkin bagi freelancer profesional, atau sudah punya jam terbang tinggi memang langsung bisa estimasi biaya. Kalau saya pribadi belum bisa. Takut salah hitung. :)
Minta waktu untuk analisis requirement.
Yap, kita butuh waktu untuk menganalisis kebutuhan klien ini, terutama jika proses bisnis yang akan dibuat ini lumayan panjang. Kalau saya biasanya setidaknya perlu waktu 1 minggu, maksimal 2 minggu. Kalau lebih dari 2 minggu terlalu lama klien menunggu.

4. Tahap Setelah Pertemuan dengan Calon Klien

Oke, setelah diberi waktu untuk analisis kebutuhan project, kita manfaatkan untuk membuat konsep secara tertulis. Bagaimana bentuknya, ini agak panjang pembahasannya, insyaallah kita akan bahas pada artikel lain. Tetapi secara umum, ini yang biasa saya lakukan untuk menindak lanjuti hasil pertemuan tadi :

Buat rangkuman diskusi/konsep secara tertulis dari hasil pertemuan pertama.
Kirim rangkuman diskusi kepada klien untuk di-review.
Minta tanggapan atau koreksi dari klien jika rangkuman diskusi tersebut ada yang keliru.
Bisa saja kita salah memahami cerita dari klien, bisa juga ada yang ditambahkan oleh klien karena lupa disampaikan waktu pertemuan pertama.

Rangkuman diskusi/konsep itu, harus sesuai dengan rencana/harapan klien. Karena itu akan menjadi acuan kita dalam membuat list item pekerjaan dan pengajuan anggaran biaya project. Artinya konsep itu harus disepakati bersama (antara kita dan klien).

Untuk memastikan konsep ini benar, biasanya saya lakukan pertemuan kedua atau ketiga dengan klien, sampai konsep pas dengan keinginan klien dan disepakat bersama.

Perlu diingat, konsep disepakati, belum tentu pengajuan biaya juga disepakati.

5. Proses Pengajuan Anggaran Project

Setelah konsep jadi, selanjutnya bagaimana? Ini beberapa hal yang biasa saya lakukan:

Buat list fitur/item pekerjaan

List fitur atau item pekerjaan ini adalah item-item yang akan dikerjakan dalam pengembangan software sesuai dengan konsep tadi. List fitur ini yang akan dibuat pengajuan biaya.

Kok perlu buat list fitur lagi? Bukanya sudah buat konsep tertulis? Apakah konsep tertulis itu berbeda dengan fitur di softwarenya? Yap, tentu beda. Konsep tertulis yang disepakati tadi itu baru konsepnya, sedangkan list fitur itu adalah item-item yang akan kita kerjakan atau kita develop untuk software.

Pengajuan anggaran biaya dan waktu berdasarkan fitur/list pekerjaan

Dari list fitur atau item pekerjaan ini, kita membuat pengajuan biaya berdasarkan tingkat kesulitan fitur aplikasi yang dibuat. Jika pekerjaannya rumit biayanya tinggi, sebaliknya, jika pekerjaan ringan, biayanya juga ringan.

Ini misalnya, ada 6 fitur/item pekerjaan :

Fitur autentikasi Rp. 500.000
Fitur entry data Rp. 700.000
Fitur proses data dari A ke C Rp. 300.000
Fitur proses data dari C ke E Rp. 1.000.000
Fitur manajemen user Rp. 300.000
Fitur report/laporan Rp. 1.200.000

Total: Rp. 4.000.000.

Jadi nanti total biaya project itu berdasarkan jumlah fitur dan tingkat kerumitannya masing-masing. Dengan cara ini, ketika calon klien disodorkan pengajuan Rp. 4.000.000, beliau jadi tahu apa saja yang akan didapatkan dari nilai itu. Sehingga pengajuan anggaran biaya dari kita akan masuk akal bagi calon klien.

Dari list pengerjaan dan biaya itu kita dapat mengukur berapa lama project ini akan dikerjakan. Mungkin kita perlu bahas lebih detail tentang penyusunan anggaran dan waktu pada artikel tersendiri, karena agak panjang.

Diskon Harga Minim

Karena kita sudah membuat rincian item pekerjaan sesuai konsep yang disepakati sebelumnya, maka minim kemungkinan klien menawar/meminta diskon yang tinggi (misal sampai 50%). Kalaupun ada permintaan diskon, kita bisa pertahankan maksimal 10% dari biaya pengajuan.

Deal or Cancel

Baik, setelah proses yang panjang untuk diskusi, membuat konsep dan anggaran untuk project, kita akan sampai pada titik kesepakatan dengan calon klien ini.

Selama saya menerapkan cara ini dalam mempersiapkan project, kemungkinan yang besar hanya ada dua, yaitu : Sepakat atau Batal. Kalaupun ada diskon, alhamdulillah diskon yang disepakati tidak lebih dari 10% dari pengajuan.

Kesimpulan

Baiklah, kita simpulkan pembahasan kita tentang “Mempersiapkan Calon Project untuk Calon Klien Baru” ini.

Cara kita melayani saat mempersiapkan project akan menjadi point besar bagi klien untuk mempertimbangkan, apakah memberikan pekerjaan kepada kita atau tidak.
Klien menilai kita serius dalam bekerja jika kita tepat waktu dalam berjanji, dan membuat konsep tertulis untuk project beliau.
Kita juga bisa menilai keseriusan klien, selama proses persiapan project ini.
Sangat penting bagi programmer membuat list pekerjaan tertulis untuk disepakati bersama dengan klien. Ini untuk minimalisir perubahan kebijakan saat project berjalan dan minimalisir revisi (setelah project selesai) yang lumayan menyita waktu dan pikiran.
List pekerjaan tertulis akan mengamankan seorang programmer dalam batasan hak dan tanggung jawab yang harus dipenuhi, sehingga dapat bekerja fokus dan terencana.
Nilai project yang kita ajukan lengkap dengan rincian item pekerjaan akan mendapat penilaian yang berbeda dibandingkan nilai project yang diajukan tanpa rincian yang jelas.
Dengan ini kita belajar profesional dalam bekerja.
Urutan persiapan project :
Konsep –> List Item Pekerjaan –> Pengajuan Biaya –> Pengajuan Waktu –> Deal atau Batal.

Urutan persiapan project yang saya terapkan memang panjang, perlu waktu dan pikiran, tetapi manfaatnya juga besar untuk menghasil pelayanan lebih baik, insyaallah menjadikan testimoni yang baik dan menjadi sarana promosi yang efektif.

Tapi mungkin ada pertanyaan di benak teman-teman, kalau sudah mempersiapkan project sedemikan rupa, ternyata batal bagaimana? Nah ini menarik, insyaallah akan kita bahas di artikel lainnya. Semoga teman-teman tidak bosan membaca blog saya.

Terima kasih atas waktunya.