Tips Saat Freelance Project Berjalan (Bagian 1)

Bismillahirrahmaanirrahiim.

Pada artikel sebelumnya, kita sudah membahas bagaimana cara:

1. Membuat konsep untuk project klien.
2. Membuat budgeting dan penawaran untuk klien.

Sekarang hal-hal apa yang harus diperhatikan ketika sebuah project berjalan? Misalkan setelah proses di atas terjadi kesepakatan, dan kita di-hire oleh klien untuk mengerjakan projectnya. Alhamdulillah artinya klien mempercayakan pekerjaan kepada kita.

Setiap freelancer memiliki cara, metode, strategi atau aturan tersendiri yang diterapkan dalam menjalankan project. Pada artikel ini saya akan share 5 dari 10 tips yang biasa saya terapkan ketika saya mengerjakan sebuah project web development.

1. Segera mulai

Yap, segera mulai. Penyakit yang sering menyerang freelancer adalah “entar dulu”. Karena merasa project ini baru disetujui, kita terkadang menganggap enteng waktu mulai project. Apakah karena masih ada project (sebelumnya) yang belum rampung, atau memang maunya entar dulu, yang jelas suka menunda mulai kerja.

Nah, biasanya ekspektasi klien, setelah DP (pembayaran tahap pertama), setidaknya seminggu kemudian kita sudah ada laporan progress. Kalau kita lambat mulainya, pasti lapor progress juga lambat. Ekspektasi (klien) ini akan meleset, satu poin minus untuk kita.

Jadi sekali lagi, segera mulai. Jangan sampai dapat point minus pertama.

2. Fast respons

Misal kita menghubungi seseorang, kemudian orang itu segera merespons. Kita pasti senang. Apa lagi kalau yang dihubungi itu adalah orang yang kita titipi uang untuk mengerjakan sesuatu.

Kalau kita tanya sesuatu, kita pasti berharap orang itu respons cepat, kan? Kalau orang itu tidak merespons, apalagi sampai berhari-hari? Bagaimana perasaan kita? Silakan jawab sendiri.

Nah klien seperti itu juga. Ketika sudah bayar uang DP kepada freelancer, klien berharap: kalau ditanya progress, kita bisa merespons dengan cepat. Terlepas apakah sudah ada progress atau belum, progress banyak atau sedikit, selama kita cepat respons, klien akan lebih tenang.

Sebaliknya, jika freelancer slow respons (atau bahkan tidak merespons) ketika dihubungi, akan jadi point minus dan kepercayaan klien bisa menurun.

Insya Allah dengan sikap fast respons, hubungan dengan klien akan selalu baik (dan menjadi lebih baik). Walaupun ada keterlambatan progress, kepercayaan klien terhadap kita tidak akan berkurang selama kita fast respons.

3. Konsisten melaporkan progress

Kalau dari contoh penawaran yang saya share di artikel menyusun budgeting project, di akhir bagian Tahap Pembangunan Website, ada saya sebutkan laporan progress per minggu.

Itu bentuk janji saya kepada klien, untuk melaporkan progress secara periodik per minggu.

Nah ekspektasi klien, saya berjanji akan rutin melakukan laporan progress per minggu. Bisa dibayangkan jika saya tidak ada kabar progress selama 2 atau 3 minggu, bagaimana perasaan klien?

Bisa jadi klien bertanya-tanya: “Kira-kira bener dikerjakan atau tidak ya?”.

Jika ingin jadi freelancer yang mendapat testimoni yang baik (reputasi bagus), kita harus selalu mengusahakan laporan progress sesuai dengan yang dijanjikan itu.

Selain itu, dengan konsisten melakukan laporan progress perminggu, kita menjadi dipaksa harus ada progress. Jadi seolah-olah seperti ada tekanan bahwa kita benar-benar harus mengerjakan project dan melaporkan seminggu sekali.

Jika kita bisa disiplin melaporkan per minggu, Insya Allah kita bisa menyelesaikan project sesuai target. Itu intinya: Disiplin = progress on target.

4. Segerakan meminta feedback dari klien

Pernah kah mengalami ketika sudah 50% project berjalan, klien baru melihat pekerjaan kita dan mengatakan: yang ini keliru, itu salah, harusnya begini, yang saya maksud begitu, lalu yang ini juga salah perhitungannya, atau sejenisnya.

Pernah kah? Sering kah?

Nah hal-hal seperti ini dulu sering saya alami. Ketika laporan minggu pertama, kedua dan ketiga tidak ada feedback dari klien, pada minggu ke 4 baru ketahuan ada yang salah, harus diperbaiki. Akhirnya membuat saya mengulang kerja beberapa bagian. Sudah 50% diulang lagi dari 30%.

Ini lumayan makan waktu, menguras pikiran, dan bisa jadi potensi konflik dengan klien. Untuk mengantisipasi kejadian ini, sesegera mungkin freelancer harus mendapatkan feedback dari klien. Agar pekerjaan yang keliru dapat diminimalisir.

Misalnya jika laporan progress 1 dan 2 tidak dapat feedback, pada progress 3 usahakan bertemu dengan klien. Tunjukkan progress yang sudah diselesaikan sampai tahap tersebut, dan minta feedback (apakah sampai disini sudah benar atau ada yang perlu diperbaiki).

Dengan pola seperti ini, jika ada kesalahan dalam proses yang kita kerjakan, maka kita dapat segera memperbaikinya. Mendapatkan feedback sesegera mungkin akan mendatangkan keuntungan bagi kedua pihak :

1. Bagi freelancer: minimalisir pekerjaan keliru dan kesalahpahaman konsep dengan klien.
2. Bagi klien: melihat progress nyata dalam pengerjaan projectnya.

5. Bertanya kepada klien

Walaupun kita sudah membuat konsep dan membuat list item pekerjaan sebelum mulai project, akan sangat mungkin kita menemukan hal-hal baru yang belum sempat dibahas dengan klien.

Jika hal itu terjadi, jangan sungkan untuk bertanya kepada klien.

1. Pak/ibu kalau kondisi begini bagaimana? Sepertinya belum sempat kita diskusikan. Bagaimana solusi yang diterapkan saat ini di perusahaan?
2. Pak/ibu kemarin sempat kita bahas proses bla..bla..bla.., tetapi ada kondisi yang seperti ini. Sebaiknya bagaimana?
3. Pak/ibu kemarin kita sepakat dibuat begini, tetapi sepertinya lebih efektif begini, jadi nanti bla..bla..bla… Bagaimana menurut bapak/ibu?

Kita (freelancer) adalah orang luar, bukan bagian dari perusahaan klien, sangat wajar jika kita tidak memahami seutuhnya seluk beluk dan aturan yang diberlakukan.

Jadi jika ada hal yang belum dimengerti terkait proses bisnis klien, sebaiknya kita (freelancer) tidak mengambil asumsi/solusi sendiri. Asumsi kita bisa salah dan solusi terbaik adalah bertanya.

Penutup

Baik teman-teman itu dulu 5 tips yang kita bahas. Insya Allah selanjutnya akan ada 5 tips lagi yang akan saya tulis pada artikel selanjutnya.

Semoga bermanfaat bagi teman-teman semua. Terima kasih atas waktunya.