Tips Saat Freelance Project Berjalan (Bagian 2)

Bismillahirrahmaanirrahiim.

Menyambung artikel sebelumnya, berikut 5 tips lagi pada saat project sedang dikerjakan.

6. Catat semua hasil diskusi dengan klien

Ketika pekerjaan kita sedang di review klien, biasanya ada berbagai masukan atau feedback terkait point-point yang mendetailkan item-item pekerjaan, atau ada bagian tertentu yang harus diperbaiki, ditambahkan, atau dikurangi.

Tips berikutnya, usahakan agar selalu mencatat jika ada feedback yang pointnya belum ada/tercatat pada dokumen konsep/item pekerjaan. Misal berupa dokumen.txt. Catatan ini sebagai bantuan untuk kita mengingat detail instruksi dari klien, dan akan menjadi eviden atau bukti feedback dari klien yang harus diperbaiki. Biasanya pada sebuah file catatan itu saya menambahkan informasi ini:

1. Tanggal dan jam, nama personel klien (tulis jika ada beberapa orang)
2. Item pekerjaan
   • catatan 1
   • catatan 2
   • catatan 3

Keudian catatan disimpan dengan nama file, misal: Meeting 2019-04-04.13.30.21.txt (ada tanggal dan jamnya). Catatan-catatan ini akan menjadi acuan kita dalam melanjutkan pekerjaan dan minimalisir kata “lupa”.

7. Sampaikan kepada klien jika ada permintaan yang diluar kesepakatan awal

Setiap feedback dari klien, sangat dimungkinkan (bahkan selalu) muncul permintaan diluar dari item pekerjaan yang sudah disepakati. Karena secara wajar memang setelah beberapa waktu point tambahan tersebut baru terpikirkan, atau bisa jadi memang ada perubahan kebijakan.

Ada beberapa opsi dalam menanggapi item pekerjaan yang diluar kesepakatan awal:

1. Kerjakan sebagai layanan gratis (jika tidak dianggap berat)
2. Kerjakan dengan minta tambahan waktu
3. Kerjakan dengan usulan biaya tambahan
4. Pending ke fase project berikutnya
5. Sampaikan tidak sanggup.

Pilihan ini tergantung kebijakan kita sebagai freelancer, mau pilih opsi yang mana, karena ikatan kerja kita dengan klien sudah kita batasi sesuai dengan kesepakatan tertulis di awal. Kalau saya pribadi, kalau pekerjaan tambahan tidak terlalu rumit, saya pilih opsi 1.

8. Laporkan kesulitan

Jika kita menemui kesulitan saat mengerjakan project klien, terutama yang akan berdampak pada keterlambatan target waktu, sebaiknya disampaikan kepada klien. Tujuannya agar klien mengetahui dan bisa antisipasi bahwa akan ada keterlambatan dari target yang disepakati.

Dari pengalaman saya, biasanya klien mau memahami kondisi kesulitan yang kita sampaikan selama kita memberikan argumen yang masuk akal, walaupun dengan alasan pribadi. Terutama jika sejak awal kita sudah membangun komunikasi yang baik dengan klien.

Walaupun yang kita sampaikan merupakan hal negatif (keterlambatan progress), ini bisa menjadi kabar baik bagi klien. Artinya dengan kondisi itu, klien mengetahui bahwa project akan terlambat, sehingga dapat menyesuaikan agenda lauching atau menjalankan kebijakan lain.

9. Berikan opsi/pilihan yang jelas jika perlu keputusan klien

Tidak jarang kita menemui “persimpangan jalan” saat sedang mengerjakan project klien. Di situ kita memiliki beberapa opsi yang memerlukan keputusan dari klien. Apakah pekerjaan dilanjutkan dengan metode A, atau dengan metode B, atau dengan metode C.

Jika keputusan ini berhubungan dengan proses bisnis klien, maka konsultasikanlah dengan klien, agar beliau memutuskan metode mana yang dipilih. Sebisa mungkin kita tidak memutuskan sendiri, karena jika keputusan kita keliru, pekerjaan harus diulang lagi.

Ingat, ketika menemui “persimpangan” seperti ini, sebisa mungkin berikan dua pilihan terbaik, atau maksimal 3 pilihan untuk klien. Jika lebih dari 3 pilihan, klien membutuhkan waktu lama untuk memutuskan. Menunggu keputusan itu bisa memperlambat progress pekerjaan kita.

Untuk mempermudah klien mengambil keputusan, pastikan sebelum memberikan pilihan, kita sudah menyiapkan informasi kelebihan dan kekurangan atau plus minus dari masing-masing metode tadi, dari sisi:

• Kerumitan mengerjakan
• Kemudahan user saat menggunakan
• Perkiraan waktu yang dibutuhkan
• Perkiraan ada biaya tambahan

10. Konsisten (sekaligus kesimpulan)

Tips terakhir, KONSISTEN. Yap, kapital dan tebal. Ini sekaligus kesimpulannya.

Konsisten adalah tekad dan semangat mengerjakan sesuatu secara terus menerus. Agar 9 tips di atas yang dapat membantu mengamankan pekerjaan kita dan membuat hubungan dengan klien selalu baik, maka kita harus melakukannya secara konsisten (terus-menerus), tidak hanya di awal-awal saja.

Beberapa klien cerita kepada saya, mereka menemui freelancer yang hanya berkomunikasi dan kerja baik di awal-awal saja, tetapi setelah beberapa minggu, progress pekerjaan dan komunikasi dengan klien mulai berkurang dan sering konflik.

Ketika kita:

1. Konsisten datang “on-time” setiap meeting
2. Konsisten memulai pekerjaan segera
3. Konsisten “fast response” dan komunikasi dengan baik
4. Konsisten melaporkan progress
5. Konsisten mencatat hasil diskusi

Insya Allah hubungan dengan klien akan selalu baik dan menjadi lebih baik.

Penutup

Baik teman-teman itu 10 tips bagi freelancer saat project sedang berjalan, yang sudah kita bahas di artikel sebelumnya dan artikel ini. Hal-hal di atas adalah aturan yang saya terapkan selama bekerja sebagai freelancer selama 5 tahun terakhir (sampai artikel ini ditulis).

Semoga bermanfaat menjadi tips yang bermanfaat. Terima kasih atas waktunya.